Narzędzia wewnętrzne i systemy workflow

To aplikacje używane przez pracowników firmy, a nie przez klientów: panele administracyjne, systemy zgłoszeń, kalkulatory, raporty czy narzędzia zastępujące arkusze Excela. Rozwiązują problem ręcznej, powtarzalnej pracy i rozproszonych danych. Dostarczamy działającą aplikację z rolami dostępu, kod i dokumentację, które należą do Ciebie. Zwykle są mniejsze niż pełne systemy. Dobrym punktem startu jest jeden proces, który dziś zabiera najwięcej czasu.

Zaczynamy od obserwacji, jak pracują osoby, które będą z niego korzystać, i ustalenia, co dziś zabiera najwięcej czasu. Potem budujemy najprostszą wersję, pokazujemy ją użytkownikom i poprawiamy na podstawie ich uwag, w krótkich iteracjach. Czas zależy od liczby funkcji i integracji z istniejącymi systemami. Narzędzia wewnętrzne dobrze nadają się do etapowego rozwoju, więc pierwszą wersję można uruchomić dla jednego procesu, a kolejne dodawać później. Zaangażowanie przyszłych użytkowników od początku decyduje o tym, czy narzędzie będzie faktycznie używane, a nie tylko wdrożone.

Od liczby funkcji i ról użytkowników, złożoności reguł, integracji z innymi systemami (na przykład ERP, księgowość, baza klientów) oraz tego, czy trzeba przenieść dane z arkuszy. Interfejs dla pracowników może być prostszy niż publiczny, co zwykle obniża koszt, ale nie powinien być zaniedbany, bo od niego zależy akceptacja zespołu. Szacujemy zakres w modułach i zaczynamy od procesu, który daje największą oszczędność czasu.

Tak, bo często pracuje na poufnych danych firmy i pracowników, a ryzyko błędu ludzkiego jest realne. Stosujemy logowanie, rozdzielenie uprawnień według ról, zapis ważnych operacji w dzienniku i kopie zapasowe, zgodnie z podejściem opartym na ISO/IEC 27001. Dostęp można ograniczyć do sieci firmowej lub kont służbowych. Ustalamy też, kto może edytować dane, a kto tylko je przeglądać. Dane poufne, na przykład wynagrodzenia czy umowy, możemy wydzielić tak, by reszta zespołu nie miała do nich dostępu.

Procesy się zmieniają, więc narzędzie powinno dać się rozbudowywać. Kod i dokumentacja należą do Ciebie, a używamy popularnych technologii, więc zmiany może wprowadzać nasz zespół lub inny. Proponujemy utrzymanie i rozwój w iteracjach: poprawki, nowe raporty, kolejne moduły. Warto raz na jakiś czas przejrzeć z zespołem, z czego faktycznie korzysta, i uprościć lub usunąć resztę. Pomaga to uniknąć rozrastania się narzędzia o nieużywane funkcje.